請先將離職員工帳號(A) 的郵件和雲端硬碟資料做好轉移至其他帳號或下載備份，確認資料有轉移過去後再做刪除使用者動作。若您想讓其他帳號(B)收到(A)的郵件，可在刪除帳號後 在B帳號底下新增別名，而別名跟帳號不可重複。若之後有新員工加入 新增帳號時發現重複，需先把別名刪除才能新增相同名稱帳號。
想讓新進員工(Amy)接手已離職員工(Penny)的帳號：
(1) 進入後台管理員，找到已離職員工的帳號(Penny)
(2) 點擊『更新使用者』
(3) 將已離職員工(Penny)改成新進員工(Amy)，完成後點選『更新使用者』
(4) 更新完成，畫面會顯示 新進員工『Amy』現在是使用者的名稱。
第二行顯示 已離職員工『Penny』變成備用電子郵件：
(5) 再回到『使用者』頁面來做檢查『新進員工Amy』的使用者資訊，畫面上可以看到『已離職員工Penny』的信箱變成『新進員工Amy』的備用信箱(別名)。因此，當有人寄信到 Penny 或 Amy 的信箱，Amy 都可以收到！
＊注意若想將別名信箱刪除，請參考以下步驟：將離職員工帳號(A) 新增別名至 在職員工帳號(B) 裡，這樣B 即可收到寄給 A 的郵件。
