在快節奏的企業環境中，確保團隊產出的文件既專業又符合品牌規範是一項重要的挑戰。透過建立專屬的範本庫（Template Gallery），企業能夠有效優化跨部門協作，並實現資訊的流暢共享 。
Google Workspace 管理員對於組織內 Google 文件、試算表、簡報、表單及協作平台等核心應用程式的範本生態系統，擁有完整的控制權。透過配置與發佈自訂範本，企業可以確保團隊成員在建立新檔案時，能迅速套用預先格式化、符合品牌標準及業務流程的規範文件，例如專案計畫或公司簡報。
支援的版本
以下 Google Workspace 版本支援此功能：
- Business Standard / Plus
- Enterprise Standard / Plus / Essentials Plus
- Education Fundamentals / Standard / Plus
- Nonprofits
Google Workspace 自訂範本設定的三大步驟
1. 啟用自訂範本
啟用此功能後，企業的使用者將能夠在 Google 文件、試算表、簡報、表單和協作平台的主畫面中，尋找並使用企業專有的自訂範本 。請注意，如果選擇停用自訂範本功能，使用者將無法提交或使用任何自訂範本，但仍可繼續存取和使用標準的範本庫 。
- 管理員進入 Google 管理控制台，依序點擊「應用程式」→「Google Workspace」→「雲端硬碟與文件」→「範本」 。
- 點擊「範本庫設定」，勾選「為貴機構啟用自訂範本」的核取方塊，然後點擊儲存 。
- 若要新增或移除範本類別，一樣需要在「範本庫設定」來調整設定。
- 新增類別：輸入類別名稱，然後點擊「新增」 。
- 移除類別：若要移除某個類別，請點擊該類別旁邊的「移除」 。當您移除某個類別後，系統會顯示移動該類別中現有範本的選項 。如果您沒有為這些現有範本選擇新類別，它們將在範本庫中被列為「未分類」 。
2. 設定範本提交與審核機制
依序點擊「應用程式」→「Google Workspace」→「雲端硬碟與文件」，點擊「範本庫提交設定」，您可以在此選擇誰可以提交範本 ：
- 開放：您單位中的任何人均可新增或移除範本，無需經過批准 。
- 需審核：當有人提交新範本時，系統會向擁有「文件範本」權限的管理員發送一封電子郵件，請求其批准各個新範本 。只要有管理員做出回應，該請求就會立即被關閉 。已批准的範本會新增到自訂範本庫中，而遭到拒絕的範本則可以重新提交 。
- 受限制：只有擁有「文件範本」權限的管理員可以提交範本 。
3. 上傳和管理範本
請按照以下步驟，將您建立的檔案提交為企業的共用範本 ：
- 準備範本檔案：
- 建立新檔案：選擇建立新的文件、試算表、簡報、表單或協作平台 。
- 使用現有檔案：開啟現有檔案，並根據範本需求進行必要的修改 。
- 啟動提交流程：
- 前往 Google 文件、試算表、簡報、表單或協作平台的首頁 。
- 在頂部的「範本庫」區塊中，點擊 <貴機構名稱>，然後選擇「提交範本」 。
- 上傳並定稿：
- 點擊選擇文件，然後選擇您準備好的範本檔案 。
- 如果您希望提交檔案的副本而不是原始檔案，請勾選相應的核取方塊 。
- 選擇檔案類別（例如：行銷、人力資源），然後點擊提交 。
- 尋找新範本：
- 提交成功後，前往「範本庫」，並在 <貴機構名稱> 分類下即可找到您提交的新範本 。
透過啟用和精細化管理自訂雲端硬碟範本，能夠將文件工作流程從混亂、重複轉向高效與標準化。這不僅為使用者提供了即時可用的專業工具，也賦予了管理員對企業文件格式和合規性強而有力的集中治理能力 。
下一步：將日常工作流全面自動化
建立範本只是第一步。若想進一步了解如何將企業的報價單、合約等複雜文件做到「自動化生成」與「客製化整合」，歡迎直接聯絡 思想科技 Master Concept，我們將針對您的產業分享實際的應用案例與解法。
