在現今高度數位化的工作與生活環境中，Google Workspace 已經成為無數個人和團隊不可或缺的效率工具。它所提供的強大功能，例如 Google 雲端硬碟 (Google Drive) 的文件儲存與分享、Gmail 的信件溝通，以及 Google 相簿 (Google Photos) 的照片與影片備份，讓日常生活變得更加便利。然而，在這些便捷服務的背後，一個經常被使用者所忽略、卻又至關重要的議題正逐漸浮現：儲存空間管理。
Google Workspace 的獨特之處在於「連動」特性，其核心的儲存容量通常是橫跨 Google 雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿 這三大核心服務所共享。這意味著，無論是您在雲端硬碟中儲存的大量工作文件、Gmail 帳號中累積的信件，還是 Google 相簿中備份的高畫質照片和影片，都會共同消耗您有限的儲存空間配額。
隨著時間的推移和使用頻率的增加，使用者可能在不知不覺中發現雲端硬碟空間不足，重要的信件因為儲存空間將滿而無法接收，甚至珍貴的回憶照片也面臨無法繼續備份的風險。這種「牽一髮而動全身」的特性，使得對 Google Workspace 儲存空間的有效管理變得尤其重要。
管理整個組織的儲存空間用量
身為組織的 Google Workspace 管理員，您可以利用管理控制台 (Admin Console) 中的儲存空間管理工具，全面掌握儲存空間使用情況、總空間上限，並為組織內使用者和共用雲端硬碟 (Shared Drives) 設定儲存空間限制。
企業共享儲存空間的計算方式
大部分 Google Workspace 版本都採用共用儲存空間模式，供組織內所有使用者共享使用。在使用共用儲存空間時，總儲存空間上限是貴組織所有使用者可使用的最大儲存空間。此數值取決於以下幾點：
- Google Workspace 版本中每個授權 (License) 包含的儲存空間。
- 企業內授權 (License) 的數量。
- 額外購買的 Google Workspace Additional Storage 容量。
查看企業儲存空間的使用概況
管理員登入管理控制台，導覽列點選「儲存空間」，即可：
- 查看企業內目前使用了多少 Google Workspace 儲存空間，以及總儲存空間上限。
- 將滑鼠游標移至 Google 雲端硬碟、Google 相簿和 Gmail，即可分別查看這些服務所使用的儲存空間比例。
- 識別儲存空間用量高的使用者。
- 找出儲存空間用量高的共用雲端硬碟。
彈性設定儲存空間上限
為保持資源的有效分配與控管，管理員可以針對不同的使用者或共用雲端硬碟設定個別的儲存空間上限。Google Workspace 支援版本包含但不限於企業最常訂閱的： Business Starter/Standard/Plus、Enterprise Standard/Plus 等。
為使用者設定儲存空間上限
管理員登入管理控制台，導覽列點選「儲存空間」→ 「儲存空間使用情形與設定」→ 「使用者儲存空間上限」→「開啟」 → 輸入「儲存空間上線」以及選擇「單位」，包含 MB、GB 以及 TB。
為共用雲端硬碟設定儲存空間上限
管理員登入管理控制台，導覽列點選「儲存空間」→ 「儲存空間使用情形與設定」→ 「共用雲端儲存空間上限」→「開啟」 → 輸入「儲存空間上線」以及選擇「單位」，包含 MB、GB 以及 TB。
擴充儲存空間選項
如果貴組織即將達到儲存空間上限，有兩種主要的擴充方式：
向 Google 申請更多 Workspace 儲存空間
若訂閱的 Google Workspace 版本為 Enterprise Standard 或 Enterprise Plus、使用者不少於 5 位，並符合特定條件，則可以向 Google 申請增加更多的儲存空間。
購買更多 Google Workspace 儲存空間
請立即聯繫 思想科技 Master Concept，我們將根據企業規模和使用需求，提供最適合的儲存空間升級方案與報價，協助無縫接軌地擴充容量。
協作未來：有效管理儲存空間
Google Workspace 管理員應積極利用平台提供的儲存管理設定，定期監控儲存空間使用情況，並持續審查和優化儲存策略。這不僅能有效控制營運成本，更能為組織建構一個高效、安全且符合規範的數位工作環境，為企業的持續發展提供堅實基礎。有效管理 Google Workspace 的儲存空間，是邁向更智慧、更有效率協作未來的重要一步。
想了解貴司目前的 Google Workspace 儲存空間使用狀況，或需要客製化的升級方案嗎？歡迎聯繫 思想科技 Master Concept。
