年末年始往往都是企業最忙碌的時候，年末有許多任務要趕著達成、結算數字要準備；年初有新的計劃要推進、還有許多文件必須趕在農曆假期前提交，大量的任務全都擠在一起，到底要怎麼做才可以有效的管理時間、如期完成所有任務呢？
本篇文章中，思想科技 Master Concept 替您整理了超級實用的兩個任務管理策略和兩個時間管理策略，希望能夠幫助您更有效地管理自身及團隊的工作！
任務管理策略 ① 緊急重要矩陣
一般很常見的就是緊急重要矩陣。在這個矩陣的框架下，任務將被依照「緊急」和「重要」兩個面向區分，原則上緊急且重要的任務必須馬上處理；不緊急但是重要的任務優先處理；緊急但是不重要的任務快速解決；而不緊急也不重要的的任務可以等到有空再安排。
以漫畫「進擊的巨人」來舉例說明：
- 緊急且重要的任務：把瑪莉亞、羅塞兩道牆上的破洞補起來、不讓外面的巨人跑進來佔領人類的土地、吃掉人類
- 緊急但不重要的任務：安慰牆內貴族大人不安的情緒
- 不緊急但重要的任務：解開巨人之謎，了解巨人形成的秘密
- 不緊急也不重要的任務：準備更好的伙食給團員吃
任務管理策略 ② GTD 法（Getting Things Done）
不過實際日常當中，對於很多人來說，分辨「緊急」、「重要」與否往往就已經具有一定的挑戰性了。這時更簡單的方法就是 GTD 法（Getting Things Done）。當手上的任務過多，精神就難以專注， GTD 法的提倡者鼓勵工作者依靠外部工具而非大腦去記住所有的任務，可以透過將所有待辦事項表列在像是 Asana 這樣的管理工具中，幫助釐清狀況、理清思緒，再開始組織及安排下一步。有部漫畫叫做《殭屍 100：在成為殭屍之前要做的一百件事》就是使用了這個方法，雖然世界一片混亂，但總之就是先把自己想要做的事情列出來，再依照現況（比如說身邊有的工具、目前所處地區的殭屍密度等）一一完成。
這個方法不但可以防止工作遺漏，還可以減輕工作者的認知負荷、降低焦慮感。GTD 法彈性又靈活，但也因為此特性而對於工作者的時間規劃和分配有更高的要求，需要搭配更緊密的時間管理策略才能維持效率。
時間管理策略 ① 時間箱
確定要做的事情之後就是實踐了，工作者絕對有過這樣的經驗：原本預計兩小時可以完成的任務，一回神居然花了三個小時，或是原本表定半小時的會議，實際上花費了一個小時都未必有結果。
「時間箱」是一個時間管理策略，工作者應該事前規劃好單個任務所需的時間，透過實際計時有意識的掌握及控制花費在該任務的時間。時間箱可分為「硬式」和「軟式」兩種，硬式時間箱指的是在自定義時間結束時就立刻結束任務。軟式時間箱指的則是在指定時間結束時，應開始為任務收尾，相對於硬式時間箱更有彈性。若一開始無法正確估算該任務可能花費的時間，建議使用軟式時間箱，可確保重要的任務有一定的進度才結束。
在使用時間箱管理工作時， Asana 有七項建議：
- 將時間箱任務視為優先事項：時間箱是一種自我要求，不應頻繁改動或取消，否則將失去其意義。
- 透過可視化加強時間箱作用：在您的行事曆上標註您的時間箱，讓您清楚看見自己的安排，也讓團隊看見已督促自己。
- 設置計時器：計時器可提高對時間的敏感度、在時間段內的專注度。
- 關閉通知或使用「勿擾模式」：時間箱的實施重點在於遵守時間和維持專注，關閉通知或開啟勿擾模式可以提高專注力，確保任務在指定時間內完成。
- 在時間箱間安排短暫休息：「休息是為了走更長遠的路」，時間箱的目的不在於把一日的工作時間填滿，而是讓工作者有意識、有效地管理時間。
時間管理策略 ② 番茄鐘工作法
另外一種很推薦的時間管理策略是「番茄鐘工作法（Pomodoro Technique）」。這個方法因為發明者使用的是廚房內番茄造型的計時器而得名。番茄鐘管理策略中，工作者以 30 分鐘作為單位計算每個任務需要幾個蕃茄時間，一個蕃茄時間包含 25 分鐘的作業時間搭配 5 分鐘的休息，不僅可維持注意力、減少心理疲勞，且番茄工作法的相對於自定義的時間箱更規律、具有一致性、標準性，當跨團隊或是團隊內部不同職能的同事需要溝通單一任務可能需要的時間時，能讓彼此更好地理解，降低溝通的成本，更可有效幫助主管掌握部屬的時間安排、了解團隊的進度。
分享了這麼多，最重要的還是將策略付諸實行，且確實地約束自己、遵守與自己的約定才能達到想要的效果。 Asana 是一款非常實用工作管理工具，除了文中提到的 GTD 法，還有許多不同的應用場景及強大的功能，搭配 AI 助理，都能在工作中派上用場！若您有興趣了解更多，歡迎聯絡思想科技專業顧問！
