當我們在一個組織想要共用或是分享資料給不同的部門或團隊是不是覺得手動一個一個找員工信箱很麻煩呢？而且人數更多的情況之下還可能會有漏掉的風險。這時候您就會需要透過在 Gmail 設定群組信箱來更好地幫組織內部分類好信箱群組，方便日後的合作和資訊分享。
1. 選擇設定進入網路論壇 → 我的群組設定
2. 在左欄中選擇「建立群組」
3. 設定群組名稱
4. 設定隱私權限
若要讓群組信箱可以收外部的信件，請將「誰可以張貼內容」權限調整為外部（地球符號）
5. 搜尋需要加入的群組成員信箱
6. 到群組設定裡除了可以修改設定外還可以設定更細節的選項
