桂冠實業與
Google Workspace
思想科技在過程中，從前期 PoC 確認轉移路徑是否通暢，到後期透過批次轉移的方式，解決因伺服器老舊而引起的轉移困難，順利協助企業一步一腳印地，透過 Google Cloud 服務無痛完成數位轉型。
Story Highlight
面臨的困難與挑戰
直至幾年前，桂冠實業仍使用 Exchange 2003 電子郵件系統來收發郵件，由於該系統版本至今已有 17 年之久，因此在實用度、穩定度、便利性上，皆難以符合使用者需求。除此之外，桂冠實業在導入 Google 雲端服務之前，其內部資料、文件、郵件等皆存放於地端機房，然而由於機房老舊及衍伸性漏水問題，使得資料長期陷於危險之中。因此，桂冠實業 IT 團隊於2020年正式考慮將地端機房轉型至雲端，同時導入Google Workspace 取代 Exchange 2003，以利同事更有效率也更有保障地執行工作任務。
事實上，除了電子郵件系統及老舊機房造成的問題之外，地端儲存空間不足也為桂冠帶來相當大的挑戰。長期以來，桂冠以各大量販店、超市、賣場為主要通路，並沒有另拓自己的營業單位，因此業務同仁在外奔波頻繁，與客戶溝通多仰賴電子郵件，因而衍伸出大量信件及資料傳輸需求。在導入雲端服務之前，桂冠 200 名員工收發信件及所有的營業資料皆儲存於地端機房，使得線上郵件儲存空間有常常不足的問題，凡只要機房容量不足，業務同仁就必須要將多餘的信件下載下來，以釋出空間，再將該信件儲存到電腦或其他硬碟當中。
該項操作不但耗時費力，在實務上，更使業務同仁在外需檢閱過往郵件時，由於該信件已經被下載到其他儲存空間，因而無法讀取，導致工作流程因而卡關，缺乏彈性。
解決方案導入
為解決以上問題，桂冠 IT 團隊評估應透過「雲端」及「更使用者友善」的系統來改善現況，經評估後，展開與 Google Cloud 菁英合作夥伴 – 思想科技的合作，開始導入 Google Workspace，以解決地端儲存空間不足、電子郵件系統老舊、收發及儲存信件耗時費力，以及文件交換及溝通效率不彰等問題。
新舊環境同時並行，老舊郵件系統順利搬遷上雲
因 Exchange 2003 郵件伺服器老舊且沒有備援系統，思想科技在進行導入評估時，先確認了最大同時作業數量，並先行測試驗證、打通所有技術步驟與精確預估時程，以確保移轉計畫平穩順利。此外，由於桂冠實業是食品製造兼零售業，不希望資訊單位的郵件系統在移轉專案時影響員工辦公，因此思想科技擬定「雙重郵件寄送計畫」，將既有的郵件系統與 Google Workspace 同時並行運作，等待所有郵件、檔案與資料都順利完成移轉後再直接切換成Google Workspace 環境，整個過程僅花費四天，完全沒有影響任何員工的收發信件。也在上線的當月開辦線上與實體的Google Workspace教育訓練，讓全體桂冠員工無痛正式接軌使用Google workspace。
協同合作提高效率，資料更新最及時
除了原先預期解決的信件陳舊、儲存空間不足的問題外，桂冠實業在導入 Google Workspace 之後，亦透過 Google Doc、Sheet 進行日常工作的協同合作。過去桂冠同仁每日需統整相當多營運報表、行銷活動企劃，透過電子郵件寄送給總經理及其他部門檢閱，然而由於過往使用非線上的文件工具，因此在版本、資料更新，跨部門協作上不具即時性，內容來來回回容易遺失版本，或是難以在第一時間進行協同修正。
在導入 Google Workspace 後，其內建線上協作工具為桂冠同仁的日常工作帶來相當正向的助益，透過線上共編，使得內部溝通效率加快許多，尤其資料可直接放上雲端，讓各個部門、不同層級的長官可以最及實地看到最新的資訊，不需要來回寄送檔案、佔地端儲存空間，且資料得以在雲端資料夾內集中，同時方便交流。
導入結果與效益
此次思想科技協助桂冠實業導入 Google Workspace 僅歷時六週，是原本預估時間的一半以上，整個轉移過程更是僅花四天。作為雲端技術顧問的角色，思想科技提供的服務包括前期帳號建置與資料串接，協助企業進行 200 名使用者的新帳號設立、資料轉移，包括郵件、聯絡人、日曆等都一次整併；中期無縫導入，透過新舊兩環境同時並行方式，使同仁在信件及資料轉移的過程中，仍能正常工作；後期提供教育訓練、講座及研討會，持續更新使用資訊，提供企業了解更多元的協作工具，以提升效率、增加競爭優勢。
• 採用雙重郵件寄送計畫，員工在轉移過程仍能正常辦公
• 轉移日程僅花費四天
• Google 文件提升效率，資料更新最及時