AI 已經被討論了兩三年，辦公室裡幾乎所有部門、所有人員都會利用 AI 輔助工作，不過每個人的習慣不同、不同部門的應用場景也不同，很多人可能也會好奇其他的人都在用哪些工具。思想科技將針對五個應用場景，為您簡單介紹常見的 AI 工具。
常見 AI 工具有哪些？從應用場景了解
AI 助手、資料收集分析和內容產出
以前大家遇到問題時，通常第一個反應都是「我去網路上搜尋一下」，不過現在在 AI 的趨勢下，很多人可能會回答「我問一下 ChatGPT」。在工作上，這類型的 AI 助手可以幫忙回答日常大小事，從資料的搜集到文案的產出，對於任何部門來說都相當實用。
- ChatGPT：討論度最高的通用型 AI 助手，可以透過問答搜集網路資訊和幫助內容產生。
- Copilot：整合於 Microsoft 365 的 AI 助手，適合熟悉微軟辦公系統的用戶，可協助日常生產力提升。
- Gemini：Google 旗下的多模態 AI 模型，能理解和生成文本、圖像、音訊等多種資訊。且與 Google Workspace、Google Cloud 緊密整合，擁有較完整的生態系。
- Perplexity：一個以搜尋為核心的 AI 聊天機器人，提供附有來源的答案和深入資訊探索。據說是 Nvidia 黃仁勳愛用的工具。
知識管理和發掘
許多人在讀書時都有這樣的經歷，花了很多時間找到資料，還要花更多時間閱讀、理解，在這過程中還可能浪費時間讀到與自己的目標無關的內容。現在有許多 AI 工具可以幫助管理知識，只要把相關的資訊都丟到平台上，就可以透過與 AI 機器人的問答找到想要的答案，不必再親自一一閱讀，節省下來的時間將可做更好地利用。
- NotebookLM：NotebookLM 背後是 Google 的多模態模型，能深入理解上傳的內容文件，可提供洞察、解答疑問並高效總結複雜資訊，且附上來源。
- Project Knowledge Exploration：一個團隊協作的知識挖掘平台，利用 AI 從分散的專案文件和數據中自動提取、關聯並視覺化關鍵知識，促進團隊理解和決策。
- Readwise Reader：Readwise Reader 可幫助工作者快速閱讀、抓出重點、產出摘要，將碎片化的知識轉化為有意義的個人知識體系。
視覺化圖像產生工具
對於許多人來說，圖像比文字段落要好理解，圖像能夠快速傳達複雜的概念和錯綜的關係，雖然文字提供了詳細的解釋和論證，但視覺呈現提供了一個更簡單且更快速的理解過程。尤其在辦公日常中， AI 視覺化圖像產生工具可幫助趕上快速的職場節奏、敏捷得做出應對。
- Heuristica：能整合多元知識來源並以概念圖呈現，更能進一步將視覺化內容轉化為多樣化的學習材料，深入探索與理解知識。
- Napkin：快速將文字描述轉換為清晰易懂的圖表，簡化複雜資訊的呈現，提升溝通效率與理解力。
進度規劃和管理
專案的進度規劃、自身的工作管理，對於職場新鮮人或老手來說都不容易，需考量各部門的協作習慣、任務的優先順序、團隊的負擔等等，先前我們分享過時間管理的四大策略，除了策略的應用，還有 AI 工具可以讓工作者更加輕鬆。
- Motion：透過 AI 進行任務管理、專案管理、會議協助和文件處理來提高工作效率。它將各種工具整合到一個平台中，減少個人和團隊花在管理任務上的時間，並提高整體效率。
- 各家專案管理平台搭載的 AI 工具：Asana, monday.com, notion, clickup 等專案管理工具都推出 AI 助手。
報告產出與排版設計
辦公日常讓很多人傷透腦筋的就是報告產出，有時報告提交的需求來得突然，在短時間內要產出版面精美、內容充實的報告就可以透過 AI 工具輔助。
- Canva：直覺易用，提供豐富的模板和設計元素，更內建強大的 AI 功能，能根據需求快速生成各種精美的視覺化內容，包含報告、簡報和圖表。
- Gamma：AI 驅動的簡報和報告生成工具，能根據使用者輸入的文本或數據，快速生成結構清晰、排版專業且視覺化豐富的報告和簡報，大幅縮短製作時間。
這麼多 AI 工具，其實 Asana 就可以代替好幾種？
Asana 從 2023 年起陸續推出了整合在其專案管理平台內的 AI 輔助功能，主要有以下幾麼面向：
Smart Chat
透過與 AI 對話了解專案、關於進行中工作的下一步和風險，接收最新進度的摘要、取得產品內協助，甚至可以透過簡單指令建立任務。
Smart Status
運用 AI 辨識專案、專案組合及目標中的風險、障礙與未解決的問題，即時產出多專案進度報告，輕鬆掌握最新狀態。
Smart Fields
透過優化專案提升跨職能協作，運用 AI 生成專屬工作內容的自訂欄位，並自動填入相關資訊。
Smart Projects
輸入專案名稱後， AI 將會建立詳細的專案描述、組織專案的各個部分，並產生相關的自訂欄位以利工作整理。
Smart Editor
運用 AI 調整回覆的長度、語氣與格式，藉此改善文字內容，以便節省時間並推進工作進度。
Slack Integration
直接在 Slack 中取得任務摘要以及專案狀態、障礙與後續步驟的即時更新。
而 2024 年底推出的 AI Studio 則是一個無程式碼工具，可透過 AI 輔助自行設定工作流程，輕鬆套用範本或是量身打造適合團隊的智慧工作流程。在工作流程的每個階段中，Asana AI Studio 可以協助用戶接收（Intake）、規劃（Plan）、執行（Execute）、報告（Report）：
- 接收（Intake）： 擷取、分類和分配收到的請求，讓您可以驗證工作何時準備開始。
- 規劃（Plan）： 透過指令由 AI 產出專案簡報的初稿，定稿後，AI 也可以建議負責人員。
- 執行（Execute）： 利用 AI 將工作發送給利害關係人、總結意見回饋並回報。
- 報告（Report）： 利用 AI 生成洞察，以實現更快速的數據驅動決策，確保目標對其和並協助進度追蹤。
回到前段所述的幾個應用場景，針對專案內的資料，Asana AI 就可以協助分析相關數據、產生洞察；上傳到 Asana 專案內的文件也可清楚管理；Asana 的儀表板功能也可以透過簡單的指令產生報告用的圖表，更不用說完善的進度規劃管理 AI 功能，可說是辦公室必備的工具。
以前我們曾經在部落格中提過果醬理論，當選擇過多的時候對於人類的大腦來說其實很困擾，「科技負載（Tech Overload）」的問題除了發生在各種軟體平台中，百花齊放的 AI 世界更是如此，各家 AI 雖各有其功能特色，但適時地整合才能避免工具切換帶來的時間浪費。Asana 原本就是十分熱門的專案管理工具，介面清楚易上手、適合不同規模不同部門的協作模式，現在搭配了 AI 功能，將能更大幅地提升團隊效率。若您有興趣了解更多或申請免費試用，歡迎聯絡思想科技專業顧問！
