三分鐘完成設定! 工作管理工具與通訊軟體的協作整合

您和您的團隊是否曾經對於過度分散的協作平台感到困擾呢?

根據統計,一個工作者一天通常需要確認電子郵件 77 次、接收 121 封新的郵件,在作業期間,還必須反覆在不同應用程式間收發訊息、在協作文件上評論留言,同時,還會有來自於公司內部系統的通知。哈佛商業評論曾經刊出過一篇文章探討這個議題。隨著企業與工作者對於協作的概念日漸重視,相關的工具和應用程式也更加普及,可是由於個人或企業習慣的差異,為了彼此配合,我們使用的工具變得複雜,這讓許多人因此感到疲倦,也失去了協作「簡化」的核心意義。


Asana 旗下的 The Work Innovation Lab 做了一份報告書,詳述了他們調查出目前協作科技的現況。一個工作者一天通常需要花費 84 分鐘尋找工作所需的資料、花費 57 分鐘在協作工具間切換、花費 30 分鐘決定他們在新專案中要使用哪個數位工具管理與協作。從上面的數據可以看出「科技負載(Tech Overload)」的狀況已是非常嚴重。「果醬實驗(Jam Experiment)」的結果也顯示過多的選擇其實對於人們來說是一種負擔,企業究竟要如何調整改善這個狀況呢?

協作的淨化(Collaboration Cleanse)

這個概念是由 Asana The Work Innovation Lab 提出,並同時執行了一個實驗計畫。當人們試圖解決問題時,可能堆疊了更多複雜性、給自己帶來更多負擔。此時,停下來釐清狀況就非常重要,在這個實驗中,受試者被要求整理自己平時使用的協作工具,並停止使用部分工具兩週。

  • 受試者更能正視數位工具氾濫造成的負擔:在實驗的過程中,有 41% 的受試者認為他們能夠靜下心來正視數位工具氾濫對於專注力和生產力造成的傷害;而有 53% 的受試者認為在未來,他們會減少使用至少一種的協作工具。
  • 受試者在實驗過後感到無助和疲倦:儘管了解到過多的協作工具可能帶來反效果,但大部分受試者表示協作工具的使用受到跨部門、甚至外部的壓力,為了配合對方,他們無法自行決定停用某些協作平台。

>>> 延伸閱讀:極簡工作法: 未來企業團隊都走向協作淨化? | 思想科技Master Concept

企業及團隊可以如何調整和改變?

找出平衡點,並由上往下發起改變

團隊成員可學習找出協作工具數量和生產力的平衡點。舉例來說,根據統計,商務營運最多就是 3 個工具、溝通工具應控制在 2 個(不含 email 系統)、工作管理1 個。當然,都還是要視團隊情況調整,找出最適合團隊自身的數字。同時,團隊領導者除了可清楚看見的問題,也應該去了解背後的原因及連動的影響,並以有效的方法排除不必要的、沒有幫助的數位工具,並建立清楚的指引,告訴團隊成員應該使用哪些工具,這可以避免員工花費心思去自行推測工具的使用時機及方法。比如說,主管可以規定 Google Chat 應該被用在緊急的事務溝通,無時間壓力的事件應該使用 email 就好。

定期檢視工具的使用狀態

鼓勵甚至是要求員工定期檢視及檢討數位工具的使用狀態可以提高團隊對於「科技負載」的危機意識。此外,現在許多服務或平台採取每月小額收費的訂閱制度,部門主管不需要一一經過 IT 、財務部門審核就可以簡單續訂,長期累積下來容易讓團隊忘記確認對於該服務的需求及必要性。企業及團隊主管應持續注意目前訂閱的服務並評估其成效,以避免不必要的浪費和困擾。

嘗試整合必要的數位工具

與外部團隊合作時,比如說面對客戶、供應商時,團隊不太可能要求對方配合自己的習慣使用數位工具。對內也可能遇到不同通訊工具對應不同功能、目的而難以互相取代的狀況。這時,企業及團隊就可以嘗試整合這些「必要」的數位工具。以 Discovery Digital Studios 為例,他們將 Asana 及 Outlook 整合,團隊成員收到郵件後可以將郵件內容轉換為 Asana 任務,也可以將郵件以評論的形式附註在 Asana 任務中,保存重要訊息的同時也讓任務相關的時間軸更加清楚。 Discovery Digital Studios 也將 Asana 及 Slack 整合,在使用 Slack 平台溝通時,團隊成員無需切換到 Asana 就可以查看專案進度更新、評論及新增任務,節省平台切換的時間、讓專案及任務相關資訊更完整保存、也使團隊的協作更加順暢。

如何將 Asana 與通訊軟體連動?

連動平台連動步驟
Asana x Gmail從 Google Workspace Marketplace 安裝 Asana for Gmail 附加元件登入和您 Asana 帳戶關聯的 Gmail 帳戶在 Gmail 開啟一封電子郵件,然後點選顯示在右上方面板的 Asana 圖示。(請注意,您首次嘗試存取 Asana for Gmail 附加元件時,可能必須重新整理瀏覽器)連結 Gmail with Asana 後,您可在 Gmail 內建立、搜尋、評論以及完成任務
>>> 連動特色功能:Gmail + Asana App 整合
Asana x Outlook前往 Microsoft 市集,按一下立即取得。依循指示新增 Asana 外掛程式至您的 Outlook 收件匣。系統管理員將看到為組織裡的所有人安裝此外掛程式的選項。接著您會在 Outlook 收件匣的頂端列忠看到建立任務以及帶有 Asana 標誌的開啟 Asana 附加元件按鈕。按一下建立任務),將電子郵件變成 Asana 中的新任務,或按一下開啟 Asana 附加元件,將電子郵件新增為評論,附加至現有的任務以便提供情境資訊。將開啟側窗格,以利您建立新任務或將訊息附加至現有任務。
>>> 連動特色功能:Asana for Outlook • Asana
Asana x Google Chat輸入「@Asana」,將應用程式新增至團隊空間中若要連結至您的 Asana 帳戶,請輸入「/asana_settings」並依循指引進行連結試試使用「/asana_createTask」來建立任務
>>> 連動特色功能:Google Chat + Asana
Asana x Microsoft Teams確保您的 Microsoft Teams 系統管理員允許使用應用程式整合。開啟 Microsoft Teams;我們推薦使用電腦版應用程式。在您的 Teams 左側導覽列中按一下「應用程式」標籤搜尋 Asana。按一下新增。此時,Asana 機器人會出現在您的聊天中。若您願意,還可以將 Asana 應用程式釘選至左側導覽。機器人會提示您登入並驗證您的 Asana 工作空間。登入後,您就可以使用整合了。
>>> 連動特色功能:Microsoft Teams + Asana
Asana x Slack請註冊 Slack 帳戶以及 Asana 帳戶來開始使用。前往 Slack 取得驗證帳戶的說明。若要開始使用整合,請在 Slack 中輸入「/asana」,來列舉、建立、完成或評論任務。您還可以將 Slack 頻道連結至 Asana 專案,以便在任務建立或完成時接收更新資訊。
>>> 連動特色功能:Slack + Asana
Source: 思想科技

企業慣用的溝通方式百百種,除了找到自己最習慣、最適合自己的工具以外,勢必也會有需要配合其他工作夥伴、團隊的狀況。協作的目的在於「簡化」,讓一群人在專業分工的框架下各司其職、發揮所長,再透過單一平台的交流溝通整合、中心化資訊並以耗費最合理的資源完成任務,這中間作為重要樞紐的溝通管道及管理平台是否能真正發揮其提高效率的效用就是關鍵。透過將兩者串接連動,資訊集中更便於團隊成員梳理、釐清狀況,也使管理階層更輕鬆掌控專案及任務全貌。若您想了解更多,歡迎聯絡思想科技 Master Concept 專業顧問!

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